طاهره آریایی

اگربخواهیم بروی مخزن اسنادمان که ایجاد کرده ایم قالبهای آماده قراردهیم که برای ایجاد

اسناد مثلا نامه های مختلف با فرمتهای متنوع داشته باشیم که برای هرزمان ایجاد نامه

ها مجددا قالب آنها را ازابتدا ایجاد نکنیم وبروی مخزن اسناد فرمت های آماده را ایجاد کنیم

ازمراحل زیر این کارامکان پذیر میباشد.

ازقسمت settings به document library settingsمی رویم وبه Advaced settings رفته

وازقسمتURL Templateگزینهedit template رامیزنیم وفایل word موردنظر را به هرقالبی که

بخواهیم ساخته وokمیکنیم من بعد هر آیتم جدیدی درdocument library ایجاد شود شکل این قالب را به خود

میگیرد توجه کنید که بعد ازایجاد تنظیمات فوق تمامی اسنادمان شکل یک قالب را به خود

میگیرند ولی باتوجه به ازدیاد اسناد ومتنوع بودن فرمتهای آنها داشتن یک قالب ازاین طریق

مشکل میباشد.برای عملی کردن اسناد به داشتن قالبهای متنوع وآماده درمخزن اسناد

ازContent typeاستفاده میکنیم .

برای ایجاد یک Content typeازقسمت site actionگزینه ذیل را انتخاب میکنیم ویک content type جدید ایجاد میکنیم.

118.JPG
طبق صفحه زیر یک نام میدهیم ومحل ذخیره سازی آن را مشخص میکنیم

119.JPG

وبه document library برمیگردیم واز advance settings به صفحه مربوطه رفته

وcontent type را فعال میکنیم با فعال کردن content type گزینهtemplate url غیرفعال

میشود وبعد ازبستن این صفحه خواهیم دید که یک گزینه به نام content typeاضافه شده است

120.JPG

وبا کلیک بروی Add from existing site content typeمیتوانیم content type که به وجود آورده ایم را add میکنیم.

121.JPG

واگربه document libraryبرگردیم طبق شکل زیر با ایجاد آیتم جدید content typeبرای ما لیست میشود.
122.JPG

دوستام این کانفیگها واقعا کاربردی است مخصوصا برای PaperList کردن تمامی اسناد

سازمان با توجه به داشتن ابزار آماده درشیرپوینت وفراهم کردن زمینه استفاده ازاین ابزار

توسط Adminخیلی سریعتر وکاربردی تر انجام میشود اگر نکاتی درمورد اسناد در

شیرپوینت وقرارگیری وآرشیو آنها وساختن Template که فقط مختص به اسناد نیست بلکه

میتوان سایتهای که تنظیمات خاصی برایشان درنظر گرفته شده وهمچنین Sub sitesراهم

به عنوان Template ذخیره کرد که درSite template Gallary آرشیو میشود هم مشاهده

کرد برای تمامی Details این مباحث Template & Navigation یک سری Video در مبحث

بعدی آپلود میکنم که تمامی مواردی که اگر ناگفته مانده هم نمایش داده شده است .