Records Center

[CENTER][SIZE=4]مرکز بایگانی و نگهداری سوابق در SharePoint
[LTR](Records Center)[/LTR]
[/SIZE][/CENTER]

مرکز بایگانی و نگهداری سوابق یکی از بخش های MOSS است که برای بایگانی کردن اسناد مورد استفاده قرار می گیرد.

حتما این پرسش برایتان به وجود می آید که چرا بایگانی؟!
هدف از بایگانی این است که اسنادی که به صورت دائمی مورد ویرایش و استفاده قرار نمی گیرند و میزان دسترسی به آنها کم است را به محل دیگری انتقال دهیم تا بانک اصلی با داده های قدیمی اشغال نشود و در نتیجه کارایی و سرعت دسترسی به اسناد پایین نیاید.

مرکز بایگانی یا Records Center باید بر روی سروری مستقل از Portal نصب و راه اندازی شود و بانک اطلاعاتی آن نیز باید جدا از بانک Portal باشد تا هدف اصلی از راه اندازی این مرکز تامین شود.

در مرکز بایگانی می توان قواعد و قوانینی تعریف کرد که بر اساس آنها، مدت زمان نگهداری اسناد در بایگانی و فعالیت های پس از آن مشخص شود.
برای نمونه می توان تعریف کرد که دسته ای از اسناد برای 10 سال نگهداری شوند و پس از آن امحاء (حذف) شوند.

از دیگر قابلیت های Records Center می توان به امکان Auduting بر روی اسناد اشاره کرد. به این صورت که همه عملیاتی که بر روی اسناد بایگانی شده انجام می شوند با جزئیات ثبت شوند تا امکان ردیابی آنها وجود داشته باشد.

با شناخت این قابلیت از قابلیت های SharePoint، بیشتر با کاربرد سازمانی SharePoint به عنوان ابزار مدیریت اسناد آشنا می شوید.