ERP
مخفف کلمات Enterprise Resource Planing است و Enterprise مهمترین بخش آن است. در واقع ERP تلاش می کند تا تمام دپارتمانها و فعالیتها بر روی یک نرم افزار هدایت کننده به صورت متمرکز و یکپارچه قرار گیرد. این نرم افزار تمامی نیازهای کلیه دپارتمانها از جمله کارکنان بخشهای مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یک ازاین واحدها نرم افزارهای کاربردی خود را دارند که کارکنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می پردازند ولی تمامی آنها در یک سیستم گردآوری شده به طوری که پایگاه داده مرکزی جایگزین هر یک از پایگاه داده های مجزا شده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می شود.
برای واضح تر شدن قضیه موضوع را با یک نمونه توضیح می دهیم: وقتی مشتری سفارش خود را به یک سازمان اعم از تولیدی، خدماتی و... ارائه می دهد این سفارش، به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید، اغلب بارها به ترتیب تایید وصحه گذاری می شود و مدتها در هر یک از دپارتمانها معطل شده و یاحتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ کس در سازمان نمی داند که این سفارش در چه مرحله ای است و در کدام دپارتمان قرار دارد و مثلاً کارکنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند که آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ که اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می شود.
با استقرار ERP سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یک نرم افزار مرکزی که هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع شده جایگزین می شود. دپارتمانهای مالی، تولید و انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت اما فرقی که دارند این است که با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده ومشاهده کنند.
ارائه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می کنند که هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را که می خواهند خریداری نماید. مثلاً بعضی سازمانها ممکن است بخواهد ماژولهای مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه کرده و بقیه ماژولها را در زمان دیگری خریداری نمایند.
ERPچگونه به توسعه فعالیتهای کسب و کار کمک می نماید؟مثالی که آورده شد نشان می دهد که این نرم افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط مابین فرایند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یک از مراحل اقدام است به همین دلیل هم است که اغلب از آن به عنوان پشتیبان های پشت صحنه نام می برند.
دقت کنید که ERP فرایند فروش را برعهده ندارد و ارائه دهندگان آن نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می دهند در واقع نرم افزار ERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت کنترل و نظارت دارد.
وقتی کارشناسان خدمات مشتریان سفارشی از مشتری را در این سیستم وارد می نمایند تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ارسال سفارش وجود دارد از جمله میزان اعتبارات تخصیص یافته و استفاده شده، میزان موجودی انبار و زمان ارسال در بخش حمل و نقل سفارشات.
کارکنان در دپارتمانهای مختلف می توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند هر کدام مرحله کاری خود را روی اسناد انجام می دهند و به طور اتوماتیک به واحد دیگر ارجاع می شود به این ترتیب می توان سفارش را به راحتی در سراسر سازمان مسیریابی نموده و مشتریان به موقع و سریعتر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند ERP در سایر حوزه ها از جمله بهره وری نیروی انسانی و گزارشات گردش مالی نیز همین طور شگفتی ساز خواهد بود.
CRM
به نرم افزارهایی اطلاق میشود که ارتباط میان شرکتها و مشتریانشان را ساماندهی میکند. برای عنوان مثال این گونه نرم افزار میتوانند پایگاه داده ای حاوی اطلاعات مربوط به مشتریان و نوع سرویسهایی که ایشان دریافت نموده اند ایجاد نموده تا مسئولین فروش و یا حتی در برخی موارد خود مشتریان به آنها دسترسی داشته باشند. این امر باعث میشود که مسئولین فروش با آنالیز داده هایی چون نیازهای سابق مشتریان و به همچنین مشکلات که آنها داشته اند، نیازهای آنها را راحت تر برآورده نمایند.
مجموعه وظایف نرم افزارهای CRM، به طور کلی، عبارت است از:
-
کمک به مسئولین فروش در شناسایی بهترین مشتریان و تولید الگوهای کیفیتی (Quality leads) برای گروه فروش.
-
کمک به سازمان در حسابرسی و مدیریت فروش به وسیله بهینه سازی اطلاعاتی که توسط چند کارمند به بر روی شبکه به اشتراک گذاشته شده و نمایش(Streaming) پروسه های در حال انجام (Existing Processes).
-
امکان برقراری ارتباط خصوصی با برخی از کاربران به جهت بالا بردن میزان رضایت آنها. در این راستا باید مناسبترین و مشتریان شناسایی شده تا بهترین سرویسها را دراختیار آنها قرار داد.
-
ارائه داده ها و پروسه هایی به کارمندان که بتوانند به وسیله انها با مشتریان بیشتر آشنا شده، نیازهای آنها را متوجه شده و پلهای ارتباطی مناسب میان مؤسسه و مشتریان ایجاد نماید.
در راستای انجام وظایف مذکور، یک نرم افزار CRM باید از خصوصیات ذیل بهره مند باشند:
-
رابط کاربری (User Interface) مناسب
-
امکانات نصب تحت شبکه
-
رابطهای مناسب جهت ارتباط با نرم افزارهای حسابداری مشهور
-
امکانات پیشرفته مخصوص ایمیل(Support e-mail client integration and advanced email support)
-
سیستم کنترل بازبینی (Revision Control System) یا به عبارتی دیگر سیستم کنترل نسخه یا VCS (Version Control Systems) : این نوع سیستمها برای کنترل نسخه های مختلف نرم افزاری به کار میروند. در این راستا، سیستمهای مذکور راه حلهایی را برای عدم تداخل نسخه های مختلف نرم افزاری پیشنهاد میدهند. مثلا اگر نسخه ابتداعی یک نرم افزار 1.1.1 باشد نسخه بعدی و اصلاح شده آن با پسوند 1.1.2 مشخص میگردد و کلیه اسناد مربوط به نرم افزار جدید نیز به وسیله همین شماره ها (Revision Number) از یکدیگر تمیز داده میشوند.
-
امکانات مربوط به هشدار خطای خودکار
-
امکان اختصاصی کردن (Customize) UI (User Interface)، ابزار، قالبها (Template) و گزارشها.
-
امکان نصب، در محیط شبکه معمولی Web)) و بی سیم (Wireless Application Protocol - WAP)
-
سادگی استفاده: پس از نصب این نرم افزارها در یک شبکه، دسترسی به داده ها و استفاده از نرم افزار Client باید ساده و بی نیاز از هر نوع کد نویسی و دانلود کردن Plug-in باشد.
-
انسجام: از آنجایی که عرض (Breadth) نرم افزارهای CRM به واسطه کارهای متنوعی از جمله فروش، بازاریابی، خدمات دهی به مشتری، سرویس دهی به کارمندان و مدیریت شرکاء (Partner Management) که انجام میدهند بسیار گسترده است، این نوع سیستمها باید چنان خوش ساختار باشند که کاربران نیاز به پیمایش (Tracking) و اتلاف وقت زیادی جهت انجام امواتشان نداشته باشند.
-
پشتیبانی و استفاده از پایگاه داده های مناسبی چون Oracle، SQL server و Sybase
-
جلوگیری از دوباره کاری و تنظیمات مجدد پس از به روز رسانی سیستم: بهتر است اطلاعات مربوط به تنظیمات شبکه و اختصاصی کردن محیط (Customization)، به گونه ای ثبت شوند که در صورت ارتقاء و به روز رسانی سیستم، نیازی به تنظیمات مجدد ایشان نباشد.
MIS
مدیریت سیتمهای اطلاعاتی (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژی اطلاعات است در پشتیبانی از فعالیتهای تجاری, چرا که تجارت روز به روز متحول می*گردد و در این میان همواره افرادی با قدرت تحلیل بالا و زاویه دید و پیشینه تجاری مورد نیاز هستند تا فرایندهای تجاری را بارورتر کنند.
مدیریت سیتمهای اطلاعاتی (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژی اطلاعات است در پشتیبانی از فعالیتهای تجاری, چرا که تجارت روز به روز متحول می*گردد و در این میان همواره افرادی با قدرت تحلیل بالا و زاویه دید و پیشینه تجاری مورد نیاز هستند تا فرایندهای تجاری را بارورتر کنند.
از این رو دانش آموختگان این رشته تحصیلی (Management Information Systems) نیاز دارند تا بیاموزند که چگونه نیازمندیهای اطلاعاتی یک سازمان را تحلیل کنند و سپس در صدد طراحی یک سیستم مدیریت امور, مبتنی بر کامپیوتر, در جهت رفع نیازمندیهای تحلیل شده برآیند, و در نهایت پیاده*سازی و فرایند عملیاتی سازی سیستم طراحی شده را راهبری نمایند.
به منظور برنامه*ریزی و توسعه یک سیستم اطلاعاتی که پاسخگوی نیازمندی*های کاربران باشد, یک متخصص MIS بایستی با ساختار سازمانی, اهداف تجاری, عملیات بازرگانی (شامل روالهای کاری و چرخش اطلاعات میان پروسه ها) و با چگونگی برقراری ارتباط موثر با کاربران آشنا بوده و بداند چگونه سیستمی طراحی کند که فعالیتهای کاربر را تحت پوشش قرار دهد.
همچنین متخصصین MIS بایستی همواره در زمینه تکنولوژی*های اطلاعاتی به*روز بوده, صاحب توانمندیهای پایه*ای تکنیکی باشد تا بتوانند در انتخاب تکنولوژی مناسب در جهت پیاده*سازی سیستم کامپیوتری مورد نیاز تصمیم بگیرند. بدین منظور است که که رشته تحصیلی MIS ترکیبی است از دروس کامپیوتری و تجاری.
از آنجایی که عدم موفقیت بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر در واقع به*دلیل موارد تکنیکی و فنی نیست و ریشه در عدم توانایی افراد در طراحی و استفاده مناسب از سیستمها دارد, لذا افزایش درخواست برای دانش آموختگان و فارغ*التحصیلان این رشته انتظار می*رود.
یک فارغ التحصیل موفق رشته MIS باید قادر باشد : ـ یک برنامه کاربردی تجاری را در یک محیط برنامه نویسی شی گرا مانند زبان ویژوال بیسیک و یا محیط*های مشابه ایجاد کند که شامل طراحی واسط کاربری, بکارگیری کنترل*ها, برنامه نویسی و عیب*یابی سیستم می*شود.
ـ تکنیکهای مدلسازی داده مانند نرمال*سازی و دیاگرام موجودیت*ها و روابط (ERD) را در جهت ایجاد یک مدل پایگاه داده*ها بکار گیرد.
ـ مدل ایجاد شده را در یک سیستم مدیریت پایگاه داده*ها مانند SQL یا Access پیاده*سازی کند که شامل ایجاد جداول, برقراری روابط محدود کننده و یکپارچه سازی اطلاعات, ایجاد view ها و فرمها و گزارشها با استفاده از اطلاعات پایگاه*داده است.
ـ روشهای تحلیل و طراحی سیستم مناسب را انتخاب نموده و آنها را در جهت ایجاد یک طراحی سیستم برای یک پروسه تجاری اعمال کند, که شامل برنامه*ریزی توسعه سیستم, تهیه نیازمندی*های سیستم و مدلسازی داده*ها و روال*ها است.
ـ از آخرین محصولات و ابزارهای تولید نرم*افزار بعنوان ابزار پروتوتایپینگ در جریان توسعه سیستم بهره ببرد.
● مدیریت سیستم*های اطلاعاتی در مقابل مهندسی نرم افزار (علوم کامپیوتر)
مدیریت سیستم*های اطلاعاتی و مهندسی نرم*افزار تا حدودی شبیه هستند, آنهم از این نظر که دغدغه هردو استفاده از کامپیوتر در جهت حل مسائل است. اما تفاوتهای مشخصی بین ایندو زمینه وجود دارد.
منبع گوگل
نیاز جامعه امروز به کامپیوتر
مجوز های ارسال و ویرایش
12سپاس
LinkBack URL
About LinkBacks
