اتوماسیون اداری

[yeganeh_p]

سلام به همه

نرم افزار اتوماسیون اداری برای گردش نامه ها و همچنین Archiveاسناداداری که دوستان تجربه کرده باشند

وجود داره شرکت ما همچین نرم افزاری خریداری کرده وکلی بابتش پول داده ونمیخوام اسمش و ببرم ولی کار

کردن باهاش یه جورایی حوصله زیاد میخواد واینکه bug زیاد داره , وهر userبرای کارکردن وارجاع نامه ها به بقیه با

یک مشکل کوچیک که برخورد میکنه کلی زمان از من میگیره واین قضیه خیلی کلافه ام کرده ممنون میشم اگه

کسی تجربه یا نرم افزاری تو این تیپ داره دریغ نکنه

[Hakimi]

تقریبا می توان گفت هیچ سیستم نرم افزاری اتوماسیون اداری بدون مشکلی در ایران وجود ندارد. چون همه این ابزارها تولید داخل هستند و متاسفانه هیچ کدام از شرکتهایی که در این زمینه کار می کنند خیلی خوب عمل نکرده اند.
ایرادهای آنها از تحلیل و طراحی شروع می شود و به پیاده سازی ختم می شود. اکثرا مشکلات متعددی در کار با بانک اطلاعاتی، ذخیره و بازیابی، سیستم های پراکنده، کاربرپسندی و سهولت کاربری، مدیریت، امنیت و ... دارند.

به دلیل این که انتظاراتی که از یک سیستم اتوماسیون اداری در ایران وجود دارد، کاملا خاص و محلی است، ابزار آماده ای که محصول شرکت های بین المللی باشد نیز وجود ندارد.

به همین دلیل در انتخاب این ابزار ارتباطی می بایست نیازمندیهای خاص سازمان یا شرکت در نظر گرفته شود و با بررسی دقیق، بهترین گزینه انتخاب شود. (و البته با علم به این که این بهترین گزینه، انتخاب بین بد و بدتر است و خوب و بهتری احتمالا! در کار نیست!)

معمولا پیشنهاد من این است که اگر سازمان می تواند از برخی کنترل ها چشم پوشی کند، (مانند دبیرخانه مرکزی، درخت پیگیری، تایید مدیر، ...) از ایمیل به جای اتوماسیون اداری استفاده شود و به جای آن، فرایندهای اداری با ابزارهای مدیریت فرایند (BPM) مدیریت شوند و گردش فرم های اداری در سیستم BPM مدیریت شود و نه با نامه.

[yeganeh_p]

معمولا پیشنهاد من این است که اگر سازمان می تواند از برخی کنترل ها چشم پوشی کند، (مانند دبیرخانه مرکزی، درخت پیگیری، تایید مدیر، ...) از ایمیل به جای اتوماسیون اداری استفاده شود و به جای آن، فرایندهای اداری با ابزارهای مدیریت فرایند (BPM) مدیریت شوند و گردش فرم های اداری در سیستم BPM مدیریت شود و نه با نامه.

ممنون از پاسختون مهندس واین پیشنهادی که مطرح کردید,به نظرتون میتونم روش zoom کنم و براش وقت بزارم من

اصلا درمورد ابزارهای مدیریت فرایند (BPM) چیزی نمیدونم وسرویس مربوط به این فرآیند این قضیه انقدر خسته کننده

شده که اگر مطرح بشه همچین پیشنهادی همه استقبال میکنند میشه بیشتر توضیح بدهید واینکه تخصص خاصی

لازمه و .....

[Hakimi]

برای بحث مدیریت فرایند، ابزارها و سیستم های اطلاعاتی مختلفی وجود دارد که البته تقریبا همه آنها نیاز به Development دارند و تقریبا اینطور نیست که به عنوان یک ابزار آماده بتوان آن را نصب کرد و به سادگی از آن استفاده کرد.

مثلا می توان به بستر SharePoint اشاره کرد که می تواند چهارچوب خوبی برای تولید سیستم های اطلاعاتی مدیریت فرایند و گردش کار باشد و برای این منظور مورد استفاده قرار گیرد.

یکی دیگر از ابزارهایی که می تواند برای این منظور مورد بهره برداری قرار گیرد، Process Maker است. Process Maker یک سیستم نرم افزاری Open Source است که برای Business Process Management مورد استفاده قرار می گیرد. امکانات خوبی برای تعریف گردش کار، ایجاد فرم های مختلف، دریافت و ارسال اطلاعات از/به بانک های اطلاعاتی جانبی در آن وجود دارد. از مزیت های آن می توان به تحت وب بودن اشاره کرد که همه بخش های آن از جمله مدیریت و ایجاد گردش کار و فرم ها به صورت تحت وب انجام می پذیرد.
اگر به این موضوع علاقمند باشید می توانید روی این بستر به پیاده سازی فرایند مورد نظرتان بپردازید.
البته باید این نکته را هم اشاره کنم که کارکردن با آن ساده نیست و چون راهنما و مستندات خوبی هم برای آن وجود ندارد، استفاده از آن، پیچیدگی های خاص خودش را به همراه دارد.

ابزارهای تجاری متنوعی هم وجود دارند که از نظر کاربری و مدیریت ساده تر از دو سیستمی هستند که پیشتر اشاره کردم و البته در آنها هم تعریف فرایند ها و پیاده سازی آنها الزاما کار ساده ای نیست.

اجازه بدهید به این نکته هم اشاره کنم که قبل از حرکت به سمت مکانیزاسیون و اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، این فرایندها می بایست مورد مهندسی دوباره قرار گیرند و بهینه شوند. چرا که اگر فرایندی مکانیزه شود، به موازات بالا رفتن سرعت حرکت فرایند و چرخه کار، خطاهای آن هم بیشتر می شوند و بیشتر خودشان را نشان می دهند و در نتیجه اینطور به نظر می رسد که اتوماسیون خوب نیست! و به شکست پروژه می انجامد.
براساس تجربه باید توصیه کنم که ابتدا فرایندها باید بازمهندسی شوند، ساده شوند و دوباره تعریف شوند و پس از این مراحل به سمت اتوماسیون آنها گام برداشته شود.