طاهره آریایی

یک کتابخانه سایت به نام PersianNetwork Team Siteایجاد میکنیم ازطریق option

شیرپوینت به نام site and workspaceداخل این سایت Document Libraryیا کتابخانه

اسنادایجاد میکنیم که برای سندهای که توسط افراد ساخته میشود داخل این کتابخانه

آرشیو شود مثلا تمامی نامه های منشی ها که نیازبه تایید وبررسی مدیرمربوطه را دارد

توسط ایجاد کننده سند که منشی میباشد وتایید کننده وبررسی کننده که مدیر میباشد این اسناد به گردش درمی آیند


1.JPG

حال برای عملی کردن این قضیه :

• سه کتابخانه اسناد (Document Library) به نام های Submitted, Published, Rejected بسازید.برای کتابخانه Submitted در قسمت Versioning Setting در صفحه Library Setting Document در قسمت “Require content approval for submitted items” گزینه Yes را انتخاب نمایید.

2.JPG

3.JPG

4.JPG

SPD 2007 را اجرا کنید و در منوی فایل گزینه Open Site را انتخاب کنید. در پنجره باز شده آدرس سایت مورد نظر که ساختید و یا از قبل ساخته بودید را وارد کنید و Open را کلیک کنید.پس از چند لحظه سایت شما به همراه فایلهای آن لود میشود.


5.JPG

حال از منوی فایل به بخش New رفته و گزینه Workflow را انتخاب کنید تا پنجره Workflow Designer مانند شکل زیر باز شود.در قسمت Name نام Publishing را وارد کنید و این Workflow را به لیست Submitted، توسط انتخاب ازلیست Dropdown وسط صفحه الحاق نمایید.گزینه Automatically Start the workflow when a new item is created. را هم تیک بزارید.)وNext کنید.


6.JPG

در پنجره باز شده، در قسمت Step Name نام Launch and wait را برای این مرحله وارد نمایید.


8.JPG
بر روی Conditions کلیک کنید.گزینه Compare Submitted Field را انتخاب نمایید. Field را بر روی Approval Status ست کنید و Value را بر روی Pending. دکمه Actions را کلیک کنید و Send an email را انتخاب نمایید.بر روی لینک Hyperlink آن کلیک کنید تا پنجره Define Email Message باز شود.در انتهای خط اول To: بر روی دکمه Address book کلیک کنید تا پنجره Select Users باز شود.از لیست سمت چپ گروه Approvers را انتخاب کنید و آنرا توسط دکمه Add به لیست Selected User اضافه نمایید پنجره را Ok نمایید تا به صفحه قبل باز گردد. حال در قسمت CC: مانند قسمت قبلی عمل کرده و User who created current item را انتخاب نمایید. (یعنی کاربری که سند را ایجاد کرده). از قسمت Subject دکمه fx را کلیک نمایید. در پنجره Define Workflow Lookup از قسمت Source گزینه Current item و از Field گزینه Name را انتخاب نمایید و پنجره را OK نمایید. قسمت مربوط به متن ایمیل را هم با یک متن دلخواه پر نمایید و یا می توانید آنرا خالی بگذارید.پنجره Define Email Message باید شبیه شکل زیر شده باشد :


7.JPG



منوی Actions را کلیک کنید و در قسمت More Actions گزینه “Wait for field change in current item” را انتخاب کنید و دکمه Add را کلیک کنید. Field را روی Approval Status ست کنید. گزینه “to equal” را هم به “to not equal” تغییر دهید. Value را هم با مقدارPending ست کنید. با این کار مرحله Launch and Wait تکمیل شد.

• تا اینجای کار یک گام از طراحی انجام شد. در این مرحله در قسمت Conditions شرطها بررسی شد و در قسمت Actions عمل مربوط برای انجام روی شروط مورد نظر، تعیین گردید.

• در پایین قسمت Workflow Steps لینک Add workflow step را کلیک کنید. Name Step را به صورت Review and Routing وارد کنید.

• حال از قسمت Actions گزینه Copy List Item را انتخاب نمایید.سپس لینک اول this list را انتخاب و سپس Current Item را انتخاب نمایید. لینک دوم this list را با گزینه Published ست کنید.

• از Actions ،Item Delete را انتخاب،سپس بر روی لینک this list کلیک کنید و Current Item را انتخاب نمایید.

• حال از قسمت Actions گزینه Send an Email را انتخاب کنید. بر روی لینک this message کلیک نمایید. تنظیم ایمیل را مانند بخش Define Email در بند 6 انجام دهید.در قسمت To نام شخصی که آیتم را ایجاد کرده (User who created current item) انتخاب نمایید و در قسمت CC: گروه Approvers را انتخاب کنید. قسمت subject را هم مانند بند 6 تنظیم نمایید.یک متن هم برای سازنده سند جهت آکاهی از تایید سند خود در قسمت مربوطه وارد نمایید. مانند شکل زیر :

9.JPG







بر روی لینک Add ‘Else If” Conditional Branch در زیر دکمه Actions کلیک کنید. این کار باعث می شود تا بتوانید شرط جدیدی را سِت نمایید، که در صورت عدم Approve یا تایید شدن سند، اعمال مربوط به این شرط جدید اتفاق بیفتد. یعنی همان IF,ELSE زبانهای برنامه نویسی!

• در این قسمت برای تعیین شرطهای مورد نیاز، Compare Submitted Field رو برای Conditions ست کنید و لینک Field رو با Approval Status و لینک Value رو با Rejected تنظیم نمایید

• از قسمت Actions گزینه Copy List Item و “this list” اول رو با current item و دومی رو با Rejected تنظیم نمایید.

• از Actions ،Item Delete را انتخاب، سپس بر روی لینک this list کلیک کنید و Current Item را انتخاب نمایید.

• حال از قسمت Actions گزینه Send an Email را انتخاب کنید. بر روی لینک this message کلیک نمایید. تنظیم ایمیل را مانند بخش Define Email در بند 6 انجام دهید.در قسمت To نام شخصی که آیتم را ایجاد کرده (Created by: ) انتخاب نمایید و در قسمت CC: گروه Approvers را انتخاب کنید.این کار سبب تکمیل مرحله Review and Routing می شود.(شکل های زیر)

10.JPG

دکمه Finish را برای اتمام کار کلیک کنید. پس از ذخیره تغییرات در SPD ، جریان کاری ایجاد شده به طور اتوماتیک با سایت شرپوینتی ما متصل شده و فقط باید آنرا در کتابخانه Submitted که قبلاً ساخته بودیم، فعال کنیم!

بعد ازانجام تمامي تنظيمات WorkFlowبه سراغ Document Library كه ساخته ايم براي

ديدن نوع كارايي WorkFlow سويچ مي‌كنيم Document Library به نام Submittedكه قبلا

توضيح داده بودم وبراي ايجاد اسناد مي‌باشد را باز مي‌كنيم ويك سند ايجاد مي كنيم

زماني كه سند ايجاد مي‌شود گردش كاري استارت مي‌خورد

12.JPG

وقتي روي اين ليست دقيق شويد درقسمت Approval Status مشاهده ميكنيد Pending

راكه ازقسمت تنظيمات اين ليست وانتخاب گزينه WorkFlow Settingsمطابق شكل نوع كاركرد گردش كاري را مشخص مي‌كنيد.

13.JPG
ودرگردش كاري مشخص كرديم كه بعد از ايجاد سند به شخص ايجاد كننده وApproveيك ايميل ارسال شود

14.JPG
شخصي كه مسئول تاييد اين سند مي‌باشد باقرارگرفتن بروي سند ايجاد شده گزينه
Approve & Rejectراخواهيم ديد

15.JPG

16.JPG

بعد ازتاييد ويا رد سند باتوجه به تنظيمات وشروط ايجاد شده بعد ازتاييد سند از Doc List

submittedپاك شده ودر Publishingكپي مي‌شودويادرصورت ردسند داخل Doc List Rejectكپي ميشود.

17.JPG

به دليل اهميت وپركاربرد بودن اين مبحث از شيرپوينت تاجايي كه لازم بود Detail قضيه را تشريح كردم ولي ازتمامي دوستان متخصص خواهشمندم اين بحث باارائه

سناريوهاي متفاوت ادامه پيدا كند وهمه با هم بروي سناريوها كاركنيم داخل نظرات منتظر
سناريوها هستم