قسمت چهاردهم : Document Library (کتابخانه مستندات)
توسط
- 2010-12-02 - 09:17 PM (بازدید: 3588)
|
تنوع و ازدياد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات
باعث شده است تا تمامي سازمان ها،کارخانه*ها، شرکت*ها و صاحبان صنايع مختلف براي
سهولت بازيابي اطلاعات موجود و مورد احتياج در اين مستندات به فکر ايجاد يک پايگاه
داده مناسب و بهره*گيري از فرم*هاي مختلف براي مکانيزه نمودن سيستم مديريت
مستندات خود باشند. آنچه که هم*اکنون با وجود سيستم*هاي متفاوت و حجم بالاي
مستندات در هر سازمان مطرح مي*شود، يافتن راه*حلي براي نگه داري و بازيابي اسناد و
مدارک موجود در هر سازمان مي*باشد.که درمقوله شیرپوینت مخزن اسناد متفاوتی
ازجمله داکیومنتها وعکس ها وفرم ها موجود میباشد.
Document Library: مدیریت مستندات که تمامی فایلهای office بروی شبکه رابه صورت یکجا
آرشیو کرده و به همه آنها علاوه براینکه نظم می دهدباعث می شود که یک search advanceهم
داشته باشیم وهمینطور بتوانیم به صورت تیمی بروی همه فایلها کارکنیم این قابلیت فقط ازطریق
شیرپوینت امکان پذیرمیباشد .انواع مختلفی ازمدیریت مستندات را داخل شیرپوینت داریم که
document library تمامی فایلهای آفیس باورژنهای مختلف را برای ما نگهداری می کند.
وform library برای جمع بندی همه فایلهای نرم افزار infopath که درمجموعه آفیس میباشد
استفاده میشود ومیتوانیم برای خیلی ازموارد ازاین نرم افزار با فرم های آماده استفاده کنیم یا با استفاده
ازdesignاین نرم افزار، فرمهایی مثل پرسشنامه وغیره ایجاد کنیم .
108.JPG
تمامی نرم افزارهای آفیس بعد ایجاد فایل میتوانند ازدوراه بروی شیرپوینت قراربگیرند راه اول گزینه save asمیباشد طبق مسیرزیر
110.JPG
وگزینه دیگر publishمیباشد
111.JPG
نکته داغون اگردرمورد گزینه save as لیست شیرپوینت را مشاهده نکردیددرBrowsکردن
توجه کنید که باید لیست موردنظر Viewباید حالت Explorer viewباشدمشکلی که یک روز منو
درگیر کرد وبه همین سادگی وظرافت بود.
109.JPG
ولی درمورد فایل access تفاوت کوچکی وجود دارد publish مانند فایلهای دیگرمیباشد
112.JPG
113.JPG
ولی با گزینه save asنمی تواند بروی شیرپوینت قراربگیرد چرا که access یک برنامه116.JPG
database میباشد با محدودیتهای بیشتر وبا قرارگرفتن بروی شیرپوینت خیلی ازمحدودیتها ازبین
می رود ومیتوانیم database که ایجاد می کنیم وشامل tables میباشد مانند شکل ازطریق
exportبه شیرپوینت متصل شود وآدرسdocument که میخواهیم فایلهای tables برنامه
accessقراربگیرد را می دهیم .تمامی table با ارتباطشان وگزارش گیری رابروی شیرپوینت قرارمی گیرد.
114.JPG
115.JPG
اگرفایلی رابروی document library مانند word ویا excel پابلیش کردید نکته مهمی که وجودreadباشد ویا درحالت edit باشد ودرتب Reviewبروید میتوانید از این قسمت به Compareرفته
دارد نوع کاربااین فایلهاست اگر کارتیمی بروی این فایلها انجام می دهید وتمامی امکانات شیرپوینت
بروی این فایلها در لبه Reviewکه اگر همزمان فایل درحال تغییر باشد این امکان را به شما میدهد
که تغییرات را به فایل اصلی اضافه کنیدویک ورژن بوجود آورید ویا به آخرین تغییرات همان آخرین
ورژن اضافه کنیدباکلیک کردن بروی آن فایل ودوامکان را به شما میدهد که میخواهید درحالت
ومیتوانید نوع ورژن را مشخص کنید
117.JPG
باتوجه به ساختن ورژن های مختلف میتوانیم گزینه های بالا راانتخاب کنیم .اگر بخواهیم ویرایش
مستنداتمان به ورژن اصلی اضافه شود گزینه Major Version را انتخاب می کنیم اگر بخواهیم به
آخرین ویرایش انجام شده اضافه شود گزینه Last Version را انتخاب میکنیم وبرای ورژن خاص
هم گزینه Specific versionراانتخاب می کنیم .
مبحث قبلی :Issue Tracking یا (پیگیری موضوع)
مبحث بعدی: ساختن قالبهای آماده برای Document Library
فهرست مباحث